Jak przygotować firmę do rewizji i zmniejszyć jej koszty

Jeśli Twoja firma spełnia wymogi dotyczące rewizji, możesz skorzystać z naszych doświadczeń w pracy z klientami i rewizorami podczas rocznej rewizji księgowości. Przedstawione wskazówki pomogą Twojej firmie dobrze przygotować się do rewizji, co przyspieszy proces zatwierdzenia rocznego rozliczenia i zmniejszy koszty administracyjne związane z rewizją i księgowością.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie firmy są zobowiązane do przeprowadzenia rewizji, zalecamy odwiedzenie strony:
https://www.altinn.no/starte-og-drive/regnskap-og-revisjon/ma-jeg-ha-revisor/

Zadaniem rewizora jest zatwierdzenie rocznego rozliczenia oraz sprawozdania finansowego (Skattemelding, Årsregnskap) Twojej firmy. Ważne, aby rewizor był niezależny zarówno wobec Twojej firmy, jak i Twojego księgowego.

Jeśli chcesz poznać kryteria, według których firmy są zobligowane do przeprowadzenia rewizji, sugerujemy odwiedzenie strony:
https://www.altinn.no/starte-og-drive/regnskap-og-revisjon/ma-jeg-ha-revisor/

W praktyce zatwierdzenie powyższych raportów polega na sprawdzeniu jakości dokumentacji księgowej oraz potwierdzeniu, czy firma działa zgodnie z regulacjami i przepisami prawa. Ponadto rewizor może zauważyć obszary, które wymagają poprawy w Twojej firmie.

Koszt rewizji

Koszt rewizji zależy od wielu czynników, takich jak branża, ilość dokumentacji, liczba pracowników czy stopień skomplikowania projektów.

Na podstawie naszych doświadczeń, koszt rewizji dla firmy budowlanej o obrocie 6-12 mln, 10 pracownikach i prowadzonej w sposób rzetelny wynosi od 35 000 do 50 000 NOK rocznie. Wysokość kosztów w dużej mierze zależy od sposobu prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe.

Podczas rewizji księgowości firmy, rewizor w większości przypadków współpracuje z nami - księgowymi, którzy pełnią rolę pośredników między Twoją firmą, a rewizorem. Większość pytań zwykle kierowana jest do księgowych, co oznacza, że dysponują oni odpowiedziami oraz potrzebną dokumentacją, a ich działania nie angażują Twojej firmy ani Twojego czasu. Jednakże, pojawiają się również pytania, które muszą być skierowane bezpośrednio do właściciela firmy.

Poniżej prezentujemy kategorie pytań i zagadnień, które są poruszane podczas rewizji firm, na niektóre z nich odpowiedzi udzielają księgowi, a inne wymagają bezpośredniego zaangażowania właściciela firmy.

WPŁYWY FINANSOWE

Jak przebiega proces księgowania faktur sprzedażowych w Twojej firmie? Czy klient jest fakturowany za stałą kwotę (np. za cały projekt) czy na podstawie stawki godzinowej?

Jak często wystawiasz faktury (miesięcznie, po zakończeniu każdego zlecenia, itp.)?

Kto jest odpowiedzialny za wystawienie faktur sprzedażowych?

Jak dokładnie przebiega proces weryfikacji wpłat od klientów?

Jakie oprogramowanie jest wykorzystywane do fakturowania sprzedaży?

Czy firma stosuje księgowość projektową?

Jak firma pozyskuje klientów? Którzy klienci są najwięksi pod względem wartości transakcji?

ZAKUP MATERIAŁÓW

Jaki jest główny dostawca materiałów Twojej firmy?

Czy prowadzisz rejestry stanów magazynowych? Jeśli tak, jak często aktualizujesz informacje o stanie magazynowym?

Kto odpowiada za zakupy materiałów w firmie?

Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie zakupu materiałów i dokonywanie płatności?

POZOSTAŁE KOSZTY

Jak często firma dokonuje zamówień i zakupów związanych z innymi kosztami? Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzanie takich zamówień i dokonywanie płatności?

WYPŁATY DLA PRACOWNIKÓW

Ile osób jest zatrudnionych w Twojej firmie?

Ile zatrudnionych osób otrzymuje wynagrodzenie godzinowe, a ile miesięczne? Jak często pracownicy składają raporty czasu pracy? Kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie raportów przed dokonaniem wypłat?

Czy Twoja firma ma podpisaną umowę zbiorową w zakresie wynagrodzeń pracowników (tariffavtale)? Czy przedsiębiorstwo pokrywa koszty dodatkowych świadczeń emerytalnych (OTP) dla pracowników oraz innych wymaganych ubezpieczeń (np. yrkeskadeforsikring)?

KSIĘGOWOŚĆ

Czy często monitorujesz wyniki finansowe Twojej firmy? Czy przygotowujesz budżet dla Twojej firmy?

Czy na bieżąco sprawdzasz wyciągi bankowe i przeprowadzane przelewy?

Czy regularnie otrzymujesz raporty finansowe?

Czy systemy księgowe Twojej firmy są zintegrowane z innymi systemami (np. kontem bankowym)?

POZOSTAŁE PODSTAWOWE PUNKTY KONTROLNE

Sprawdzenie zgodności liczby godzin na timelistach oraz informacji na wypłatach dla pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie w oparciu o ilość przepracowanych godzin (np. w przypadku pracowników na kontraktach z wypłatą za wypracowane godziny) stanowi standardowy punkt kontroli.

Rewizor bada, czy księgowość projektowa jest prowadzona w sposób właściwy. W tym celu sprawdza zarówno koszty wynagrodzeń, jak i inne koszty księgowane na projekty oraz sprzedaż (faktury przychodowe). Ponadto, rewizor sprawdza, czy zakończony projekt jest zgodny z umową współpracy, a także jaki jest wynik finansowy. Projekt powinien zakończyć się zyskiem, a jeśli tego nie ma, to zwykle pojawia się pytanie, co było przyczyną niezrealizowania planu.

Sprawdzenie poprawności umów z klientami - zazwyczaj przeprowadza się analizę 2-3 umów z klientami, którzy skorzystali z usług firmy w danym roku.

Sprawdzenie poprawności umów z pracownikami - sporadycznie sprawdza się kilka umów z pracownikami.

Sprawdzenie prawidłowości transakcji między związanych z firmą osobami - na przykład w przypadku wykorzystania pracy pracowników do celów prywatnych (na przykład do budowy domu na prywatnej działce), sprzedaży sprzętu między właścicielem a spółką.

Kontrola poprawności dokumentacji księgowej - polega na weryfikacji, czy klienci lub dostawcy zgadzają się z transakcjami przeprowadzonymi przez firmę i zarejestrowanymi w księgowości (np. czy te same faktury, noty kredytowe i płatności zostały zarejestrowane).

Wpłaty na konto skattetrekk - polega na sprawdzeniu, czy forskuddstrekk (wstępna składka podatkowa) jest regularnie wpłacana na konto skattetrekk zgodnie z wymaganiami.

Na podstawie naszego doświadczenia potwierdzamy, że jeśli wszystkie wyżej wymienione punkty zostaną wykonane przez księgowego oraz klienta, a księgowość jest prowadzona zgodnie z wytycznymi i przepisami podczas roku podatkowego, to proces rewizji firmy przebiega sprawnie. W zależności od branży, w której działa Twoja firma, może pojawić się wiele innych tematów, które zostaną omówione w trakcie rewizji.