Przyjmijmy, że istnieje potrzeba, aby osoba fizyczna reprezentowała nas, naszą firmę lub nasze interesy na terenie Polski. W takiej sytuacji musimy udzielić odpowiedniej osobie pełnomocnictwa. Osoba przebywająca na terenie Norwegii ma możliwość samodzielnego sporządzenia pełnomocnictwa pod warunkiem posiadania odpowiedniej wiedzy na temat jego formy i zawartości. Można również zdalnie zlecić notariuszowi w Polsce przygotowanie takiego dokumentu.
Przy tworzeniu pełnomocnictwa należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Pełnomocnictwo musi być napisane w języku polskim, jeśli ma być wykorzystane w Polsce. Dzięki temu można zaoszczędzić koszty związane z tłumaczeniem.
- Należy określić odpowiednio szeroki zakres uprawnień dla osoby pełnomocnej, starając się uwzględnić różne scenariusze. Celem jest, aby pełnomocnictwo miało zastosowanie we wszystkich przewidywanych przez nas sytuacjach.
- Jeśli jesteśmy małżeństwem, a pełnomocnik ma reprezentować nasze prywatne interesy, na przykład w zakupie domu w Polsce, pełnomocnictwo musi zostać udzielone również przez naszego współmałżonka.
Następnie możemy rozpocząć proces uzyskania poświadczenia notarialnego w Norwegii:
- Znajdź odpowiedni urząd, który zazwyczaj działa przy sądzie na Twoim terenie.
- Warto wcześniejszej umówić spotkanie z notariuszem. Można to zrobić wysyłając e-mail.
- W odpowiedzi na Twoją prośbę otrzymasz wiadomość zwrotną z proponowaną datą i godziną wizyty.
- Podczas samej wizyty w urzędzie musisz przedstawić treść pełnomocnictwa, informację o udzielającym pełnomocnictwa oraz podpisać dokument w obecności notariusza - nie podpisuj dokumentu przed wizytą! Notariusz także potwierdzi Twoją tożsamość, więc zabierz ze sobą dokument tożsamości, najlepiej paszport.
- Opłata za potwierdzenie notarialne wynosi 299 koron. Można ją uiścić kartą bezpośrednio w placówce.
Po otrzymaniu notarialnego poświadczenia, masz już "formalne" pełnomocnictwo. Jeśli potrzebujesz używać pełnomocnictwa za granicą, konieczne będzie uzyskanie Apostille. Jest to procedura zalegalizowania Twojego dokumentu.
Aby uzyskać Apostille w Oslo, należy udać się do instytucji Statsforvalteren i Oslo og Viken, znajdującej się pod adresem Holberg Terrasse, Stensberggata 27 w Oslo.
Po otrzymaniu stempla Apostille nasze pełnomocnictwo jest kompletne i posiada pełną moc prawną. Możemy je przesłać pocztą lub przekazać do Polski.
Większość notariuszy wymaga, aby Apostille zostało przetłumaczone na język polski. Oryginalny dokument jest w języku angielskim i zawiera informację o kraju, w którym będzie używany. Aby to załatwić, potrzebujemy tłumacza przysięgłego, który przetłumaczy nasz dokument. Możemy to zrobić w pełni zdalnie.
Na wizytę w Oslo Tinghus często trzeba czekać około 2-3 tygodni, dlatego cały proces załatwienia pełnomocnictwa wraz z przesyłką do Polski może zająć nawet kilka tygodni. Warto mieć to na uwadze i zaplanować odpowiednio czas. Wiele urzędów wymaga wcześniejszego umówienia się na wizytę, a godziny i dni przyjęć interesantów są regularnie aktualizowane. Przed udaniem się na spotkanie, warto sprawdzić bieżącą sytuację na oficjalnej stronie internetowej urzędu.
Aby załatwić zarówno poświadczenie notarialne, jak i legalizację w tym samym dniu w Oslo, najlepiej umówić się na spotkanie w Oslo Tinghus, tak aby zdążyć odwiedzić również Statsforvalteren w tym samym dniu. Warto wykonać skany pełnomocnictwa przed jego wysłaniem, aby mieć kopię dokumentu. Jeśli chodzi o tłumaczenie przysięgłe Apostille, warto skonsultować się z polskim notariuszem przed zakończeniem procedury, ponieważ może okazać się, że posługuje się językiem angielskim na tyle dobrze, że nie będzie potrzeby tłumaczenia.