Wynajmowanie lokalu przez spółkę na cele firmowe lub mieszkalne dla pracowników może przebiegać w różnych scenariuszach. Przedstawiamy poniżej najczęstsze przypadki oraz przykłady, które pomogą lepiej zrozumieć każdą sytuację.
Wynajmowanie domu lub nieruchomości przez spółkę w celach mieszkaniowych
Przykładowo, rozważmy sytuację, w której spółka decyduje się wynająć dom o trzech pokojach, gdzie każdy pokój kosztuje 5000 koron. Łączny koszt wynajmu domu wynosi 15 000 koron. Istnieje pytanie, kto będzie ponosił koszty wynajmu mieszkania: pracownicy czy sama spółka?
W obu przypadkach pracownicy znajdują się w komfortowej sytuacji, ponieważ nie muszą się martwić o formalności związane z wynajmem. To spółka jest odpowiedzialna za wynajem domu, podpisanie umowy z właścicielem oraz wpłatę depozytu.
W przypadku gdy koszt ponoszą pracownicy, spółka potrąca wartość czynszu z wynagrodzenia pracowników, dlatego dla firmy jest to neutralne. Istnieje jednak zamrożenie części kapitału w postaci depozytu, co może być jedynym negatywnym aspektem oceniając tę sytuację pod kątem czysto finansowym.
W pewnych okresach firma może jednak doświadczać strat, na przykład gdy jeden z pracowników wyjedzie na pewien czas i pokój pozostaje niezajęty. Warto zatem ustalić nieco wyższą cenę za pokoje. W ten sposób można zrekompensować ewentualne straty, gdy będą one puste. Jeżeli taka sytuacja utrzymuje się przez dłuższy czas, warto rozważyć rozwiązanie umowy najmu, aby firma uniknęła dalszych strat.
W sytuacji, gdy koszt wynajmu nieruchomości ponosi pracodawca, pracownik otrzymuje bezpłatne zakwaterowanie, co stanowi dodatek do jego regularnego wynagrodzenia. Ważne jest, aby informacja o tym dodatku była uwzględniona w umowie o pracę.
To rozwiązanie wiąże się z dodatkowymi obciążeniami podatkowymi dla obu stron. Pracownik jest zobowiązany do opłacania podatku od tego dodatkowego elementu wynagrodzenia, podczas gdy pracodawca będzie musiał odprowadzić podatek od podstawy tego dodatku w swojej części.
Kwota podatku jest obliczana na podstawie indywidualnej karty podatkowej danego pracownika. Przykładowo, jeśli pracownik mieszka przez 30 dni w pokoju, będzie musiał zapłacić podatek od podstawy, która wyniesie 30 x 39 koron = 1 170 koron. Jeśli stawka podatkowa wynosi na przykład 35%, kwota podatku do zapłaty wyniesie około 410 koron. W przypadku wynajmu całego mieszkania (na przykład kawalerki dla jednego pracownika), podstawą opodatkowania będzie rzeczywista wartość najmu według rynkowych stawek.
Pracodawca, od tej samej podstawy, musi odprowadzić podatek arbeidsgiveravgift w wysokości 14,1% (lub innej, zależnie od obszaru, w którym prowadzona jest działalność).
Istotną zaletą tego rozwiązania jest fakt, że miejsce pracy może być bardzo atrakcyjne dla pracownika, który otrzymuje bezpłatne zakwaterowanie, ponosząc jedynie koszt podatkowy.
Istnieje możliwość zwolnienia zarówno pracodawcy, jak i pracownika z wymienionych powyżej podatków. Podstawowym warunkiem jest to, że pracownicy muszą być pendlerami, czyli osobami dojeżdżającymi do miejsca pracy. Pendler w Norwegii nie jest rezydentem podatkowym, jest tam tylko tymczasowo, a główne centrum jego życia wciąż znajduje się w Polsce (lub innym kraju). Aby sprawdzić, czy dana osoba jest pendlerem, można skorzystać z poniższego linku: https://www.skatteetaten.no/person/skatt/hjelp-til-riktig-skatt/arbeid-trygd-og-pensjon/reise-tilfra-jobb/pendler/pendler/
Warto pamiętać, że to pracodawca ma obowiązek "udowodnienia", że pracownicy faktycznie są pendlerami, co wiąże się z pewnym ryzykiem. W przypadku zwolnienia z podatków, urząd nie otrzymuje dochodu, dlatego istnieje wysokie prawdopodobieństwo przeprowadzenia kontroli. Dlatego też ważne jest, aby być pewnym i świadomym tego, co się robi oraz monitorować tę sytuację.
Zwolnienie to nie będzie obejmować pracowników posiadających kartę podatkową z kildeskatt w wysokości 25%.
Podsumowując, większość firm decyduje się na opcję numer jeden, czyli pobieranie opłaty za mieszkanie bezpośrednio z wypłaty pracownika. Jest to najbardziej opłacalne rozwiązanie dla spółki i przynosi wymierne korzyści dla pracowników.
Z perspektywy pracownika, najlepszym rozwiązaniem jest otrzymać mieszkanie jako dodatek do wypłaty, ponieważ płaci jedynie podatek od wartości mieszkania lub stawki urzędowej, zamiast pełnej kwoty wynajmu.
Spółka ma możliwość wynajęcia nieruchomości lub lokali usługowych na różne cele, takie jak magazyn, biuro czy garaż. Może to dotyczyć zarówno nieruchomości prywatnych, jak i należących do innych firm. Bez względu na to, czy jest to dom czy lokal usługowy, można go przeznaczyć na wynajem dla spółki.
Aby taki wynajem mógł być uwzględniony jako koszt firmy, konieczne jest spełnienie określonych warunków. Należy podpisać umowę między najemcą a właścicielem, która precyzyjnie określa, co jest wynajmowane, jaka jest powierzchnia i cena. Przykładowo, umowa może obejmować 25 metrów kwadratowych powierzchni biurowej, miejsca postojowe nr 1 i 2 oraz magazyn o powierzchni 100 metrów kwadratowych. Łączna cena wynajmu może wynosić 10 000 koron miesięcznie. Najlepiej, gdy do umowy zostanie dołączony rzut/plan powierzchni wynajmowanych lokali.
Przyjmijmy, że właściciel spółki posiada dom i planuje wynająć jego część firmie na cele biurowe, garaż na magazynowanie oraz 2 miejsca parkingowe.
Dla każdej z tych przestrzeni konieczne jest ustalenie ich wartości rynkowej poprzez porównanie z cenami podobnych lokali w okolicy. Warto również posiadać rzuty miejsc, gdzie znajduje się biuro. Należy pamiętać, że niezależnie od formy wynajmu, każde biuro powinno posiadać osobne wejście oraz widoczną tablicę informacyjną, informującą o tym, która firma wynajmuje dane biuro.
Transakcje między powiązanymi podmiotami (np. między właścicielem spółki a samą spółką) są objęte szczególnym nadzorem, dlatego przed zawarciem umowy warto upewnić się, że spełnione są wszystkie formalności. Zachęcamy do zapoznania się z wpisem na naszym blogu, który omawia to zagadnienie w szerszym zakresie.
W przypadku wynajmu jednej nieruchomości przez spółkę na cele mieszkalne i biurowo/magazynowe, właściciel firmy planuje wynająć cały dom, który będzie służyć zarówno jako miejsce zamieszkania dla pracowników, jak i jako przestrzeń biurowa, magazynowa lub parkingowa, zaleca się sporządzenie dwóch osobnych umów:
Jedna z umów powinna dotyczyć części nieruchomości związanej z działalnością firmy, taką jak biuro, garaż czy magazyn. W tej umowie powinny być szczegółowo określone powierzchnie poszczególnych przestrzeni, ustalona cena, a także warto dołączyć rzut/wykreślenie wynajmowanych obszarów.
Druga umowa będzie dotyczyć wynajmu części nieruchomości przeznaczonej na mieszkania dla pracowników. W tej umowie należy dokładnie sprecyzować, jakie części nieruchomości są przeznaczone pod zamieszkanie i dla ilu osób, na przykład kuchnia, łazienka i 3 pokoje, oraz określić ich powierzchnię w metrach kwadratowych.
